Outlookで送信を取り消す方法をお探しですね。
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Outlookでメールを誤送信!今すぐできる送信取り消しの方法と成功条件を解説
Outlookでメールを送った直後に「あっ、間違えた!」と気づいたこと、ありませんか?宛先を間違えたり、添付ファイルを付け忘れたり…誰でも一度は経験があるはずです。
実はOutlookには、条件が合えば送信済みのメールを取り消せる便利な機能があるんです。
この記事では、メールの送信取り消しができる条件や、実際の操作方法、もし取り消せなかった場合の対処法まで、わかりやすく説明していきます。
まずは落ち着いて、自分の環境で取り消しができるかどうか確認してみましょう。
1. Outlookで送信取り消しができる3つの条件
Outlookの「メール取り消し機能(リコール機能)」は、残念ながらすべてのメールで使えるわけではありません。
取り消しを成功させるには、次の3つの条件を満たしている必要があります。
**条件1:会社のMicrosoft 365を使っていること**
個人で使っている無料のOutlook.comや、プロバイダーのメール、Gmailなどでは使えません。
会社で契約しているMicrosoft 365(Exchange Online)の環境が必要です。
**条件2:送った相手が同じ会社の人であること**
同じ会社の同僚など、「同じ組織内」の人に送ったメールだけが対象です。
取引先や他社の人など、違う会社の人に送ったメールは基本的に取り消せません。
相手の会社のサーバーまで操作できないからです。
**条件3:相手がまだメールを開いていないこと**
これがいちばん重要です。
相手がすでにメールを読んでしまっていたら、たとえサーバーから削除できても意味がありませんよね。
未読のうちに、できるだけ早く操作することがポイントです。
2. 【画面別】Outlookでメールを取り消す手順
条件をクリアしていることが確認できたら、相手がメールを開く前に急いで取り消し操作をしましょう。
使っているOutlookの種類によって操作方法が違うので、自分の画面に合った方法で進めてください。
従来版(クラシック版)Outlookの場合
1. 「送信済みアイテム」フォルダを開く
2. 取り消したいメールをダブルクリックして、別ウィンドウで開く
3. 上の方にある「ファイル」タブをクリック
4. 「情報」を選ぶ
5. 「メッセージの再送信と取り消し」をクリック
6. 「メッセージの取り消し」を選択
7. 「未読ならば削除する」にチェックを入れてOKを押す
しばらくすると、取り消しが成功したか失敗したかを知らせるメールが届きます。
新しいOutlook・Web版Outlookの場合
新しいバージョンでは、「送信の取り消し(Undo Send)」という少し違う機能が使えます。
メールを送信した直後、画面の下の方に「元に戻す」というボタンが数秒から数十秒間だけ表示されます。
このボタンが出ている間にクリックすれば、送信自体がキャンセルされて、もう一度編集画面に戻ることができます。
3. 取り消しが失敗したときの対処法
取り消し操作をしても、「失敗しました」という結果が返ってくることがあります。
主な原因は次のとおりです。
– 相手がすでにメールを開いてしまった
– 相手がスマホなど別のアプリでメールを見た
– **社外の人に送ったメール**(これがいちばん多い)
特に社外の人に送ったメールは、セキュリティ上の理由から相手の会社のサーバーを勝手に操作できないため、原則として取り消しできません。
取り消せなかった場合はどうする?
取り消しが失敗した、または最初から取り消せない相手だった場合は、機能に頼るのをやめて、すぐに「お詫びと訂正のメール」を送りましょう。
**訂正メールの例:**
– 「先ほどのメールは作成途中のものを誤って送信してしまいました。
大変申し訳ございません」
– 「添付ファイルに誤りがありました。
お手数ですが先ほどのメールは破棄していただけますでしょうか」
簡潔で誠実な文章で、すぐに事情を説明することが大切です。
重要な情報を誤送信してしまったら
もし個人情報や機密情報が入ったファイルを間違った相手に送ってしまった場合は、一人で抱え込まず、**すぐに上司や情報システム部門に報告してください**。
必要なら電話で相手に直接謝罪し、データの削除をお願いするなど、誠意ある対応が被害を最小限に抑えることにつながります。
4. もう焦らない!誤送信を防ぐおすすめ設定
送信取り消し機能は、あくまで「最後の手段」です。
本当に大切なのは、**そもそも誤送信が起きないようにする**ことです。
Outlookには、ミスを防ぐための便利な設定があるので、ぜひ今日から使ってみてください。
従来版Outlookなら「送信遅延設定」がおすすめ
1. 「ファイル」→「仕分けルールと通知の管理」を開く
2. 「新しいルール」を作成
3. 「送信メッセージにルールを適用する」を選択
4. 条件は何も指定せず、「指定した時間後に配信する」を選ぶ
5. 時間を「1分」などに設定
こうすると、送信ボタンを押しても1分間は「送信トレイ」にメールが残るので、間違いに気づいたときに余裕を持って止められます。
新しいOutlook・Web版なら「送信取り消し時間」を長めに
1. 設定メニューから「メール」→「作成と返信」へ
2. 「送信の取り消し」の待機時間を最大(10〜30秒程度)に設定
これで「元に戻す」ボタンの表示時間が長くなり、ミスに気づいたときにすぐキャンセルできます。
まとめ
Outlookのメール取り消し機能は便利ですが、使える条件が限られています。
社外へのメールや、すでに開封されたメールは取り消せないので、日頃から誤送信を防ぐ設定をしておくことが何より大切です。
送信遅延設定をしておけば、「あっ!」と思ったときに落ち着いて対処できるので、ぜひ試してみてくださいね。
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