Outlookの署名設定をお探しですね。
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ビジネスメールの顔となる「署名」を、Outlookでスマートに使いこなそう
ビジネスメールを送るとき、最後に入れる署名って、いわば自分の名刺代わりですよね。
でも、Outlookを使い始めたばかりの人や、「新しいOutlook」にアップデートしたら設定画面がガラッと変わって困っている…という人も多いんじゃないでしょうか。
毎回署名をコピペするのも面倒だし、時間がもったいない。
そこでこの記事では、パソコン版やスマホ版など、あなたの使っている環境に合わせた署名の設定方法をわかりやすく紹介します。
さらに、新規メールや返信時に自動で署名が入るようにする便利ワザもお伝えしますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
【バージョン別】Outlookの署名、どこから設定するの?
Outlookで署名を設定しようとしたとき、最初につまずくのが「どこから設定するのか分からない」という点です。
実は、Outlookにはいくつかバージョンがあって、それぞれ設定画面の場所が違うんです。
主に使われているのは「新しいOutlook(Web版含む)」「従来のOutlook(デスクトップ版)」「スマホアプリ版」の3つ。
まずは自分がどれを使っているか確認しましょう。
見分け方は簡単で、画面右上に歯車マーク(⚙)があって、全体的に角が丸くて今風のデザインなら「新しいOutlook」。
画面左上に「ファイル」というタブがあるなら「従来のOutlook」です。
**新しいOutlookの場合**は、設定がとってもシンプル。
右上の歯車アイコンをクリックして、「アカウント」→「署名」と進みます。
「署名の追加」をクリックすれば編集画面が出てくるので、署名に好きな名前(「お客様向け」とか「社内用」とか)をつけて、本文に名前や連絡先を入力して保存するだけ。
新しいOutlookのいいところは、署名がクラウドに保存されること。
つまり、別のパソコンやブラウザからログインしても、同じ署名がちゃんと使えるんです。
これは便利!
**従来のOutlookの場合**は、設定がパソコン本体に保存される仕組みです。
設定画面を開くには、左上の「ファイル」タブ→左下の「オプション」→左メニューの「メール」→「署名」ボタンの順にクリック。
ちょっと階層が深いですが、一度覚えればOKです。
**スマホアプリ版**については要注意。
パソコン版の設定が自動で引き継がれないので、スマホのOutlookアプリを開いて、自分のアイコン→設定(歯車マーク)→「署名」から別途入力する必要があります。
新規メールも返信も!署名を自動で入れる時短ワザ
せっかく署名を作っても、毎回手動で入れるのは面倒ですよね。
そこで絶対に設定しておきたいのが「自動挿入」機能です。
これを設定しておけば、メールの作成画面を開いた瞬間、もう署名が入っている状態になるんです。
毎日何通もメールを送る人なら、この設定だけでかなりの時短になりますよ。
一度設定すればずっと使えるので、忘れないうちにやっておきましょう。
**新しいOutlook**なら、署名の編集画面の下のほうに「新しいメッセージの既定値を設定する」みたいなチェックボックスやメニューがあります。
ここで新規メール用の署名を選んで保存すればOK。
**従来のOutlook**では、署名の編集画面右上にある「既定の署名の設定」という項目で、使っているメールアカウントと「新しいメッセージ」に使う署名を選択します。
複数のメールアカウントを使っている人は、アカウントごとに違う署名を設定することもできますよ。
ここでプロっぽいテクニックをひとつ。
「返信・転送用」の署名は、別に短いバージョンを作っておくのがおすすめです。
何往復もやり取りする返信メールで、毎回長〜い署名が入っていると、本文が埋もれて読みにくくなっちゃいますよね。
だから返信用には、名前と電話番号だけのシンプルな署名を作って、自動挿入設定の「返信/転送用」に割り当てておくんです。
相手も読みやすいし、メールのデータ量も軽くなって一石二鳥です。
ビジネスで使える署名の作り方と、使い分けのコツ
設定方法がわかったところで、実際にどんな署名を作ればいいのか考えてみましょう。
ビジネスメールの署名は、必要な情報をちゃんと伝えるのはもちろん、会社の信頼感や自分のプロフェッショナルさをアピールする役割もあるんです。
基本的に入れておきたいのは、会社名、部署名、名前、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、会社のホームページURL。
これらを罫線(───とか)や記号で見やすく区切るのが、読みやすい署名の基本です。
情報は多すぎても少なすぎてもダメ。
バランスが大事です。
たとえば、お客様向けのしっかりした署名と、社内向けのシンプルな署名を分けて作っておくのがおすすめ。
社内メールなら会社の住所や代表電話は不要で、部署名、名前、内線番号だけで十分ですよね。
Outlookでは複数の署名を作って名前をつけて保存できるので、用途に合わせて使い分けましょう。
無駄な情報を省けば、相手とのやり取りもスムーズになります。
最近は在宅勤務が増えたこともあって、署名に一言メッセージを添える人も多いです。
「テレワーク中のため、お急ぎの場合は携帯までご連絡ください」みたいな案内があると、相手も連絡手段に迷わなくて済みますよね。
ほかにも、オンライン会議の予約URLや、自社サービスの案内リンクをさりげなく入れておけば、メールを単なる連絡ツール以上の武器にすることもできます。
署名が表示されない!?よくあるトラブルと解決法
Outlookの署名を使っていると、「設定したのに表示されない」「入れたはずの会社ロゴが消えた」なんてトラブルに遭遇することがあります。
でも大丈夫。
ほとんどは設定時のちょっとした見落としや、メールの仕様が原因なんです。
原因さえわかれば、すぐに解決できますよ。
ここでは、よくある署名トラブルとその対処法をまとめました。
よくあるトラブル3選
**1. 保存ボタンを押し忘れた**
新しいOutlookでは、署名を入力したあと必ず「保存」ボタンを押さないとダメ。
入力しただけで画面を閉じちゃうと、せっかくの設定が消えてしまいます。
変更したら必ず保存を確認しましょう。
**2. メール形式が「テキスト形式」になっている**
署名に入れた画像や色が反映されない場合、メールの形式が原因かも。
テキスト形式では画像や装飾がすべて削除されちゃうので、画像を使いたいなら「HTML形式」に変更してください。
**3. パソコンとスマホで同期されない**
パソコンで設定した署名が、スマホのOutlookアプリで送信するときに出てこない…これ、よくあるんです。
実はスマホアプリはクラウド同期に対応してなくて、デバイスごとに設定が必要なんです。
パソコンから自分宛てに署名入りメールを送って、それをスマホでコピペして設定し直すのが確実です。
画像が「×」になっちゃう問題
特に多いのが、画像のリンク切れや「×」印が表示されるトラブル。
これは、パソコンの中にある画像をそのまま貼り付けたため、相手のパソコンからはその画像が見えないことが原因です。
これを防ぐには、署名編集画面にある「画像の挿入」ボタンを使って、正しい手順で画像をアップロードしましょう。
あと、画像サイズが大きすぎるとメールが重くなるので、あらかじめ適切なサイズに縮小しておくのがコツです。
これらのポイントさえ押さえておけば、Outlookの署名機能を完璧に使いこなせるはず。
日々のメール業務がグッと楽になりますよ!
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