Outlookの予約送信の方法をお探しですね。
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夜中や休日にメールを書いたとき、「今送ったら相手に迷惑かも…」と思ったことありませんか?
そんなときに便利なのが、Outlookの「予約送信(タイマー送信)」機能です。
好きな日時を指定しておけば、自動的にメールを送ってくれるんです。
相手の仕事時間に合わせて送れるだけでなく、自分のタスク管理もグッと楽になります。
この記事では、Outlookのバージョン(従来版・新しいOutlook・スマホ版)ごとに、設定方法や「予約したのに送られない!」というトラブルの解決法まで、わかりやすく説明していきます。
メールを予約送信するメリットって?
ビジネスでは、メールを送るタイミングってけっこう大事です。
深夜や早朝、休日に仕事のメールを送ってしまうと、相手のスマホに通知が届いて「うわっ」と思わせてしまったり、「すぐ返信しないと…」というプレッシャーを与えてしまったりする可能性があります。
予約送信を使えば、自分がメールを書いた時間に関係なく、相手の就業時間に合わせて送ることができます。
相手への気遣いを示せて、良い関係を築けるわけです。
それに、自分の仕事の効率アップにも役立ちます。
たとえば金曜の夕方に「月曜の朝に送るメール」を書いて予約しておけば、週末に「あのメール送り忘れないようにしなきゃ」と気にする必要がなくなります。
しっかり休めますよね。
また、一度にたくさんのメールを送ると返信が集中して大変なので、あえて送信時間をずらすといった使い方もできます。
相手の負担を減らしながら、自分のペースで仕事を進められる。
これって現代の働き方には欠かせない機能だと思います。
【バージョン別】Outlookで予約送信する方法
Outlookで予約送信する手順は、使っているバージョンによって少し違います。
「従来のOutlook(クラシック版)」と「新しいOutlook(Web版含む)」、それにスマホアプリでは、操作方法が異なるんです。
まずは自分が使っているOutlookの種類を確認して、該当する手順を見てみてください。
従来のOutlook(クラシック版)の場合
1. 新規メールを開いて、宛先・件名・本文を普通に入力します
2. 画面上部の「オプション」タブをクリック
3. リボンにある「配信タイミング」ボタンを選択
4. 「指定日時以降に配信」にチェックを入れる
5. 希望の日付と時刻を指定して「閉じる」
6. 「送信」ボタンをクリック
これでメールは「送信トレイ」に移動して、指定した時間まで待機します。
新しいOutlook・Web版の場合
こちらはもっと簡単です。
1. メール作成画面の「送信」ボタンの横にある下向き矢印(∨)をクリック
2. 「送信のスケジュール設定」を選択
3. 明日の朝などの候補が出てくるので選ぶか、「カスタム時間」で自由に設定
4. 日時を指定して「送信」
メールは「下書き」フォルダに保存されて、時間になると自動で送られます。
スマホ版(iOS・Android)の場合
移動中でもサクッと設定できます。
1. 新規メールを作成
2. 送信アイコン(紙飛行機マーク)を長押し、または「…」メニューをタップ
3. 「送信のスケジュール設定」を選択
4. 希望の日時を指定して決定
スマホ版やWeb版で予約したメールは、クラウド上のサーバーで処理されます。
だからアプリを閉じても、ちゃんと指定時刻に送られるので安心です。
予約したメールを修正・キャンセルする方法
「あっ、添付ファイル忘れた!」「CCに上司を追加したい!」なんてこと、よくありますよね。
大丈夫、実際に送信される前なら、いつでも修正やキャンセルができます。
従来版の場合
1. 左側のフォルダ一覧から「送信トレイ」を開く
2. 該当のメールをダブルクリック
3. 内容を修正して「送信」ボタンを押せば、また予約状態に戻ります
送信日時を変えたり、キャンセルしたい場合は:
1. 「オプション」タブ→「配信タイミング」を開く
2. 「指定日時以降に配信」のチェックを外す
3. 「送信」を押せば、すぐに送信されます
新しいOutlook・Web版の場合
1. 「下書き」フォルダを開く(送信トレイじゃないので注意!)
2. 該当のメールを選ぶと、鉛筆マークの編集アイコンが表示されます
3. これをクリックすると予約がキャンセルされて、編集モードに戻ります
4. 修正後、再度「送信のスケジュール設定」をするか、「今すぐ送信」を選ぶ
シンプルな流れなので、慌てずに対応できますよ。
予約送信ができない・送られないときの原因と対処法
「設定したのに送られてない!」というトラブル、実はよくあります。
原因と解決法を見ていきましょう。
パソコンの電源を切っちゃった(従来版の場合)
これが一番多いミスです。
従来版では、メールはパソコン内の「送信トレイ」で待機しています。
つまり、**指定した時間にパソコンが起動していて、Outlookが開いている必要がある**んです。
夜間や休日にパソコンをシャットダウンしていたら、次にパソコンを立ち上げるまでメールは送られません。
**対処法:**
– パソコンを起動したままにしておく
– または、ブラウザからWeb版のOutlook(Outlook on the web)にログインして、そちらから予約設定する(こちらならパソコンを閉じてもOK)
新しいOutlook・Web版・スマホ版の場合
これらのバージョンや、Microsoft 365の法人アカウントを使っている場合は、クラウド上のサーバーで処理されます。
だから**パソコンの電源を切っても大丈夫**です。
設定さえ完了していれば、指定時間に自動送信されます。
その他のよくある原因
それでも送られない場合は、こんな原因が考えられます:
**メールアカウントの種類の問題**
– IMAPやPOP接続のアカウントだと、新しいOutlookのスケジュール機能が使えない場合があります
**送信トレイのメールを開いたまま閉じてしまった(従来版)**
– 送信トレイのメールを一度開いて、「送信」を押さずに「×」で閉じると、ただの下書き状態に戻ってしまいます
– メールのアイコンが紙飛行機マークから「ペンとメモ」のアイコンに変わっていたら要注意
– もう一度開いて「送信」ボタンをクリックして、待機状態に戻しましょう
**オフライン作業モードになっている**
– Outlookの「オフライン作業」モードが誤って有効になっていると、インターネットとの通信が遮断されます
– 「送受信」タブで「オフライン作業」がオンになっていないか確認してください
まとめ
バージョンごとの違いや仕組みを理解すれば、予約送信はとっても便利な機能です。
ぜひ使いこなして、スマートなメール管理を実現してくださいね!
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