OutlookでZoom会議を設定する方法をお探しですね。

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OutlookからZoomミーティングを予約する方法を分かりやすく解説

テレワークやオンライン会議がすっかり定着した今、「予定管理はOutlook、Web会議はZoom」という使い方をしている人、多いんじゃないでしょうか。

この記事では、OutlookからサクッとZoom会議を予約する方法と、そのために必要なアドインの入れ方を、初めての方にも分かるように丁寧に説明していきます。

この連携機能を使えば、毎回の面倒な会議設定がグッと楽になりますよ。

まずは準備!Zoom for Outlookアドインを追加しよう

OutlookからZoomの会議URLを直接作るには、「Zoom for Outlook」という専用のアドインを入れる必要があります。

これを入れておけば、いちいちZoomアプリを開いてURLをコピーして、それをOutlookに貼り付けて…という二度手間がなくなります。

会社のシステム管理者が制限をかけていない限り、自分のパソコンから簡単に追加できますよ。

普段からOutlookでスケジュール管理をしている人なら、この連携は本当に便利です。

具体的な追加の手順を説明しますね。

まず、いつも使っているOutlookアプリを開いてください。

画面上の方にある「その他のアプリ」とか「アドインの追加」というボタンをクリックして、アプリストアを開きます。

検索ボックスに「Zoom」と入力すると、「Zoom for Outlook」という公式アドインが出てくるので、それを選んで「追加」ボタンを押します。

追加が終わったら、念のため一度Outlookを閉じて、もう一度開き直してください。

これで準備は完了です!

実際にZoom会議を予約してみよう

アドインが入ったら、さっそくOutlookの予定表からZoom会議を予約してみましょう。

まずOutlookの画面左下あたりにある「予定表」をクリックして、カレンダー画面を開きます。

そこで「新しいイベント」か「新しい会議」のボタンを押してください。

すると、いつもの会議予定を作る画面が出てきます。

ここで会議のタイトル、日時、参加してほしい人のメールアドレスを入力します。

ここまでは普段の会議設定と全く同じなので、迷わずできると思います。

基本情報を入れ終わったら、いよいよZoomのURLを作ります。

新しいイベント画面の上の方に、「Zoom」のアイコンか「Zoomミーティングを追加」というボタンが新しく表示されているはずです。

これをクリックしてください。

初めて使うときはZoomアカウントへのログインを求められるかもしれませんが、サインインすると自動的にZoom会議のURLやパスコードが本文に入ります。

あとは「送信」ボタンを押すだけ。

参加者にZoomリンク付きの招待メールが送られて、自分の予定表にも会議が登録されます。

簡単ですよね!

会議の日程変更やキャンセルもOutlookから

会議を設定した後に、急に日程が変わったり、会議自体がなくなったりすること、よくありますよね。

OutlookとZoomを連携して予約した会議なら、変更もOutlookの予定表から簡単にできます。

変更したいときは、予定表の該当する会議をダブルクリックして編集画面を開き、日時などを変更します。

変更したら「更新の送信」ボタンを押すだけで、参加者全員に変更通知が届いて、Zoom側の設定も自動で更新されます。

わざわざZoomアプリを開く必要はありません。

会議をキャンセルしたいときも、Outlookの予定表から操作できます。

予定表で該当する会議を選んで、「会議のキャンセル」ボタンをクリック。

キャンセル理由を書く欄が出てくるので、必要なら理由を書いて「キャンセルの送信」を押してください。

これで参加者の予定表から会議が消えて、Zoom側の予約も自動的に削除されます。

すべての管理が一か所でできるのが、この連携の便利なところです。

うまく表示されない・使えないときは?

とても便利なこの連携機能ですが、たまに「アドインを入れたのにZoomのアイコンが出てこない」「エラーが出てURLが作れない」というトラブルが起きることがあります。

そんなときは、まずOutlookを最新版にアップデートして、アプリを再起動してみてください。

また、セキュリティソフトが邪魔をしていたり、Outlookの設定でZoomアドインが無効になっていたりすることもあります。

Outlookの「ファイル」→「オプション」→「アドイン」と進んで、Zoomが無効になっていないか確認してみましょう。

それでも解決しない場合、特に会社から支給されたパソコンを使っている人は、会社のIT部門がアドインの追加を制限している可能性があります。

情報漏洩を防ぐために、従業員が自由に外部のアドインを使えないようにしている会社は結構多いんです。

自分で設定を見直してもZoomアイコンが出ない、インストールでエラーが出るという場合は、無理に自分で何とかしようとせず、社内のシステム担当者に「Zoom連携を使いたいんですが」と相談してみてくださいね。

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