OutlookでHTMLとテキストの切り替え方法をお探しですね。

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Outlookのメール形式、ちゃんと理解してる?HTML・テキスト・リッチテキストの違いを解説

ビジネスで毎日使っているOutlookですが、メールを書くときに「HTML」「テキスト」「リッチテキスト」という3つの形式があるって知っていましたか?何となく使っている人も多いと思いますが、実はこの選び方を間違えると、相手のパソコンで文字化けしたり、変なファイルが勝手に添付されたりと、けっこう面倒なトラブルになることがあるんです。

この記事では、それぞれの形式の違いと、どんなときにどれを使えばいいのか、そしてOutlookでの切り替え方法をわかりやすく説明していきます。

Outlookのメール形式、何が違うの?

Outlookで使えるメール形式は、大きく分けて3種類あります。

「HTML形式」「テキスト形式」「リッチテキスト形式」です。

見た目だけじゃなくて、データの作られ方そのものが違うので、それぞれの特徴をちゃんと知っておくと安心です。

**HTML形式**は、今のOutlookで最初から設定されている、一番よく使われる形式です。

ホームページを作るときに使う「HTML」という言葉を使っていて、文字の大きさや色を変えたり、太字にしたり、自由に装飾できます。

メール本文の中に画像や表を直接貼り付けられるので、見た目がきれいで分かりやすいメールが作れます。

最近はスマホやGmailなど、ほとんどのメールアプリがHTML形式に対応しているので、表示が崩れる心配も少なくなりました。

**テキスト形式**は、文字だけのシンプルな形式です。

色を付けたり画像を入れたりはできません。

画像を送りたいときは「添付ファイル」として別に付ける必要があります。

でも、データがとても軽くて、どんなに古いメールソフトでも、どんな環境でも、確実に内容が相手に届くという大きなメリットがあります。

セキュリティを重視する会社では、わざとテキスト形式だけを使うようにしているところもあります。

**リッチテキスト形式**は、マイクロソフトが独自に作ったOutlook専用の形式です。

HTML形式と同じように文字を装飾できますが、相手がOutlook以外のメールアプリ(GmailやiPhoneのメールなど)を使っていると、正しく表示されないことが多いんです。

メールが真っ白になったり、「winmail.dat」という謎のファイルが添付されたりするトラブルは、だいたいこのリッチテキスト形式で送ってしまったのが原因です。

結局どれを使えばいいの?

3つの違いが分かったところで、実際にはどれを使えばいいのか迷いますよね。

結論から言うと、今のビジネスでは「HTML形式」か「テキスト形式」のどちらかを使い分けるのが正解です。

そして、「リッチテキスト形式」は基本的に使わない方がいいです。

普段の仕事のメールなら、**HTML形式のままでOK**です。

昔は「ビジネスメールはテキスト形式がマナー」なんて言われていましたが、今はスマホやクラウドメールが当たり前になったので、HTML形式が標準になっています。

大事なところを赤字や太字で目立たせたり、説明のためにスクリーンショットを貼り付けたりできるので、相手にとっても分かりやすいメールになります。

一方で、文字だけで十分なときや、相手の会社のセキュリティが厳しそうなときは**テキスト形式**を選ぶと安心です。

役所や大きな会社の中には、ウイルス対策のためにHTMLメールをブロックしているところもあります。

また、メルマガなどをたくさん送るときも、データを軽くして確実に届けるためにテキスト形式がよく使われます。

**リッチテキスト形式**は、社内全員がOutlookを使っている場合以外は、使うメリットがありません。

社外の人に送ると、メールが読めなくて迷惑をかけてしまう可能性が高いので、基本的に選ばないようにしましょう。

すべてのメールの形式を変える設定方法

毎回メールを書くたびに形式を変えるのは面倒ですよね。

普段よく使う形式があるなら、最初から設定しておくと楽です。

Outlookには「クラシックOutlook」と「新しいOutlook」の2種類があって、それぞれ設定画面が少し違います。

**クラシックOutlook**の場合は、画面左上の「ファイル」タブをクリックして、一番下の「オプション」を選びます。

設定画面が開いたら、左側のメニューから「メール」をクリック。

右側に「次の形式でメッセージを作成する」という項目があるので、そこで「HTML」か「テキスト」を選んで、「OK」を押せば完了です。

**新しいOutlook**の場合は、画面右上の歯車マーク(設定アイコン)をクリックして、左側のメニューから「メール」→「作成と返信」と進みます。

メッセージ形式のところで「HTML」か「プレーンテキスト」を選んで、最後に「保存」をクリックすればOKです。

これで設定しておけば、うっかり違う形式で送ってしまうミスを防げます。

今どの形式で書いているか分からなくなったら、メール作成画面の上の方にある「書式設定」タブなどを見れば確認できますよ。

1通だけ形式を変えたいときは?

普段はHTML形式を使っているけど、特定の取引先にはテキスト形式で送りたい、なんてこともありますよね。

そんなときは、メールを書いている画面から、その1通だけ形式を変えることができます。

**クラシックOutlook**なら、メール作成画面の上にある「書式設定」タブをクリックすると、「HTML」「テキスト」「リッチテキスト」のボタンが並んでいるので、使いたい形式をクリックするだけです。

**新しいOutlook**の場合は、メール作成画面の「オプション」タブから「プレーンテキストに切り替える」または「HTMLに切り替える」を選べば変更できます。

返信するときの注意点

ここで気をつけたいのが、**返信や転送をするときの形式**です。

Outlookは、相手から来たメールに返信するとき、元のメールと同じ形式を自動で使う仕様になっています。

つまり、相手からテキスト形式でメールが来たら、自分の設定がHTML形式でも、返信画面は自動的にテキスト形式になるんです。

「あれ?文字の色が変えられない」「画像が貼り付けられない」と思ったら、返信画面がテキスト形式になっているのが原因かもしれません。

もし相手のテキスト形式メールにHTML形式で返信したいなら、さっき説明した方法で手動で形式を切り替えればOKです。

相手の環境への配慮と、自分の使いやすさのバランスを考えながら、メール形式を上手に使い分けられるようになりましょう!

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