Outlookでメールをフォルダに自動振り分けする「仕分けルール」の設定方法

Outlookでメールをフォルダに振り分ける方法をお探しですね。

1. Outlookの「仕分けルール」って何？使うとどんないいことがあるの？

Outlookの「仕分けルール」というのは、届いたメールを自動で整理してくれる便利な機能です。

あらかじめ「こういうメールが来たら、このフォルダに入れてね」という条件を設定しておくだけで、Outlookが勝手に振り分けてくれるんです。

たとえば「○○会社から来たメールは専用フォルダへ」とか「件名に『請求書』って書いてあるメールは経理フォルダへ」みたいな感じですね。

いちいち手作業で仕分ける手間が省けるので、メールチェックの時間がぐっと減って、仕事がはかどります。

この機能を使う一番のメリットは、**大事なメールを見逃さなくなる**ことです。

受信トレイにメルマガや社内連絡がごちゃ混ぜになっていると、急ぎの顧客メールが埋もれちゃうことってありますよね。

仕分けルールで重要なメールだけを特定のフォルダに集めておけば、「今すぐ対応しなきゃいけないもの」がパッと分かります。

返信忘れみたいな痛いミスも防げるので、安心して仕事ができますよ。

Outlookには、昔からある「クラシック版（パソコンにインストールするやつ）」と、最近増えてきた「新Outlook（ブラウザで使えるやつ）」の2種類があります。

使っているバージョンによって画面が違うので、自分の環境に合った方法で設定しましょう。

まずは、今でも使っている人が多いクラシック版の設定方法から紹介しますね。

設定する前に、メールを移動させたいフォルダを作っておくとスムーズです。

**【クラシック版の設定手順】**
・画面上の「ルール」から「仕分けルールの作成」を選ぶ
・「詳細オプション」を開いて、「差出人が○○の場合」みたいな条件を決める
・「指定フォルダへ移動する」を選んで、さっき作ったフォルダを指定
・ルールに分かりやすい名前をつけて「完了」を押せばOK

新OutlookやWeb版を使っている人は、画面の作りがけっこう違います。

新Outlookのいいところは、設定がサーバーに保存されるので、別のパソコンやスマホからアクセスしても同じルールが使えることです。

家でも会社でも同じ環境で仕事できるのは便利ですよね。

新Outlookでの設定方法はこんな感じです。

**【新Outlook・Web版の設定手順】**
・右上の歯車マーク（設定）から「メール」→「ルール」を選ぶ
・「＋新しいルールを追加」を押して、ルールの名前を入力
・「条件を追加」で差出人や件名などの条件を選ぶ
・「アクションを追加」で「指定の場所へ移動」を選んで、フォルダを指定して保存

設定方法が分かったところで、実際の仕事ですぐ使えるおすすめの振り分け方法を紹介します。

**① 会社ごとにメールをまとめる**
取引先のメールアドレスに含まれる「@abc.co.jp」みたいなドメイン（@以降の部分）を条件にすると、その会社の人からのメールを全部同じフォルダに集められます。

担当者が変わっても設定し直す必要がないので、楽チンです。

**② キーワードで重要度を仕分ける**
件名に「見積」「請求」「重要」って入っているメールを優先フォルダに入れる設定にすれば、急ぎの仕事が一目瞭然。

逆に「メルマガ」「ニュース」みたいなキーワードを含むメールは別フォルダに移動させると、受信トレイがスッキリします。

本当に見るべきメールだけが残るので、集中して仕事できますよ。

**③ ToとCcで振り分ける**
自分が「To（宛先）」に入っているメールは受信トレイに残して、「Cc（参考）」だけのメールは別フォルダに移動させる設定もおすすめです。

情報共有のためのCcメールと、自分が対応すべきメールがはっきり分かれるので、「どれから返信すればいいんだっけ？」って迷わなくなります。

せっかく設定したのにメールが振り分けられない…そんなときは、こんな原因が考えられます。

**原因① ルールの順番が間違っている**
Outlookのルールは上から順番に実行されます。

上のルールで処理されちゃったメールには、下のルールが適用されないんです。

思った通りに動かないときは、設定画面でルールの順番を「上へ移動」させて調整してみてください。

**原因② 古いバージョンから移行したときの不具合**
クラシック版で作ったルールの中には、そのパソコンでしか動かない「クライアント専用ルール」があります。

新Outlookはサーバーで処理する仕組みなので、古いルールが動かなくなることがあるんです。

その場合は、古いルールを削除して、新しく作り直しましょう。

**原因③ 迷惑メールフィルタに引っかかっている**
Outlookは仕分けルールより先に迷惑メール判定をします。

大事なメールが迷惑メールフォルダに入っちゃうと、仕分けルールの対象外になっちゃうんです。

振り分けられないメールがあったら、まず迷惑メールフォルダをチェック。

もし間違って入っていたら、そのアドレスを「信頼できる差出人」に登録すれば解決しますよ。