Outlookの優先とその他を解除する方法をお探しですね。
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Outlookの「優先」「その他」タブを消して、普通の受信トレイに戻す方法
日々の仕事やプライベートでOutlookを使っていると、メールが勝手に「優先」と「その他」の2つに分かれて表示されて、ちょっと使いづらいなと感じたことはありませんか?これはAIが自動で「このメールは重要そう」「これは重要じゃなさそう」と判断して振り分けてくれる機能なんですが、実は大事なメールが「その他」に入ってしまって、見逃してしまうこともよくあるんです。
この記事では、Outlookの「優先トレイ」という機能をオフにして、すべてのメールを昔ながらの受信トレイ一つにまとめて、届いた順番に見られるようにする方法を、わかりやすく説明していきます。
1. 優先トレイをやめて、普通の受信トレイに戻すメリット
Outlookの「優先トレイ」は、MicrosoftのAIが過去のメールのやりとりや連絡先の情報をもとに、「これは重要」「これはそうでもない」と自動で判断して、メールを「優先」と「その他」に分けてくれる機能です。
便利そうに見えますが、この自動判断が必ずしも正しいとは限りません。
例えば、初めてメールをやりとりする取引先からの連絡や、システムから届く大事なお知らせが「その他」に入ってしまって、返事が遅れてしまった…なんてトラブルは意外とよくあるんです。
実際に仕事でOutlookを使っている人の中には、この予測できない自動振り分けにストレスを感じている人がたくさんいます。
全部のメールをちゃんと確認したいのに、「優先」と「その他」の2つのタブをいちいち切り替えて見なきゃいけないので、かえって手間が増えてしまうんですよね。
優先トレイをオフにして一つの受信トレイで見るようにすると、新しく届いたメールが全部まとめて時系列順に並ぶようになります。
タブを切り替える手間が省けて、自分の目で上から順番に確認できるので、大事なメールを見逃すリスクがグッと減ります。
それに、今まで普通のメールソフトを使ってきた人にとっては、一つの画面で全部のメールを順番に見られるシンプルな表示の方が、断然使いやすいですよね。
最新のAI機能に無理に合わせる必要はありません。
自分にとって一番見やすくて、確実にメールをチェックできる環境を作ることが、仕事の効率アップとミス防止につながります。
2. 新しいOutlook・Web版で優先トレイをオフにする方法
最近、Microsoftは「新しいOutlook for Windows」への移行を進めていて、ブラウザで使うWeb版のOutlook（Outlook.comなど）とほぼ同じデザインに統一されつつあります。
全体的に白っぽくてシンプルなデザインの新しいOutlookやWeb版を使っている場合は、右上の設定メニューから簡単に変更できます。
やり方はこんな感じです。
まず、Outlookの画面右上にある「歯車マーク(設定アイコン)」をクリックします。
設定画面が開いたら、左側のメニューから「メール」を選んで、その中の「レイアウト」をクリックしてください。
「優先受信トレイ」という項目があるので、そこで「メッセージを並べ替えない」(または「メッセージを分類しない」)を選びます。
最後に画面下の「保存」ボタンを押せば完了です。
**手順のまとめ:**
* 右上の歯車マーク(設定)をクリック
* 左側のメニューで「メール」→「レイアウト」を選ぶ
* 「優先受信トレイ」で「メッセージを並べ替えない」を選んで「保存」
設定を変えると、すぐに画面が切り替わります。
今まで受信トレイの上にあった「優先」と「その他」のタブが消えて、「すべて」や「受信トレイ」という一つのリストになるはずです。
もしすぐに反映されなかったら、Outlookを一度閉じて開き直すか、ブラウザのページを更新してみてください。
これで、これからはすべてのメールが時系列で一か所に届くようになります。
3. 従来のOutlookで優先トレイをオフにする方法
会社などでよく使われているデスクトップ版のOutlook(Outlook 2016、2019、2021など)、いわゆる「クラシックOutlook」を使っている場合は、設定の変え方が少し違います。
画面の上に「ファイル」「ホーム」「送受信」といったメニューが並んでいるタイプですね。
こちらのバージョンなら、もっと簡単に変更できます。
まず、画面上のメニューから「表示」を選びます。
すると、横に広がるメニューの中に「優先受信トレイを表示」というボタンが見つかるはずです。
このボタンが押された状態(色がついている状態)になっていたら、優先トレイが有効になっています。
このボタンをもう一度クリックして、押された状態を解除してください。
**手順のまとめ:**
* 上のメニューから「表示」をクリック
* 「優先受信トレイを表示」のボタンをクリックしてオフにする
* 受信トレイが「優先・その他」から「すべて・未読」に変わったことを確認
ボタンを押した瞬間に設定が反映されて、受信トレイの「優先」と「その他」のタブが消えます。
代わりに「すべて」と「未読」というシンプルな表示に変わります。
この「すべて」と「未読」を切り替えることで、まだ読んでないメールだけをサッと確認できるので、とても便利です。
もしまた優先トレイを使いたくなったら、同じボタンを押せばいつでも戻せるので安心してくださいね。
4. 優先トレイをやめた後のメール整理のコツ
優先トレイをオフにして、すべてのメールを一つの受信トレイで見るようにすると、大事なメールを見逃す心配が減ります。
でも、メルマガや社内システムからの自動通知みたいな、すぐに見なくてもいいメールも全部同じ場所に届くので、受信トレイがごちゃごちゃになってしまうかもしれません。
そこでおすすめなのが、Outlookに最初から入っている「仕分けルール」という機能です。
例えば、特定のメールアドレスから届くメルマガや、件名に「[お知らせ]」って書いてあるメールを、あらかじめ作っておいた専用フォルダに自動で移動させることができます。
メールを右クリックして「ルール」を選ぶだけで、誰でも簡単に設定できます。
これなら、すぐ確認すべき仕事のメールと、後で読めばいい情報メールを、自分の思い通りに100%正確に分けられます。
もう一つおすすめなのが「検索フォルダ」という機能です。
これは実際にメールを別の場所に移動させるんじゃなくて、「未読メールだけ」「今日届いたメールだけ」「上司からのメールだけ」みたいに、条件に合うメールだけを一時的にまとめて表示してくれる機能です。
元のメールは受信トレイに残ったままなので、複雑なフォルダ分けをしなくても、必要なときにサッと目的のメールを見つけられます。
AIの自動振り分けに頼るのをやめて、こういった確実な機能を組み合わせることで、自分にとって一番ストレスのない快適なメール管理ができるようになりますよ。
ぜひ試してみてくださいね。
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